En prévision d’un audit SAP, beaucoup de questions se posent… Comment comprendre les licences en notre possession ? A quoi correspondent les licences ? Pour quels usages ? Sommes-nous en conformité ?
On réfléchit souvent à propos de l’audit SAP, qui semble être une nébuleuse inconnue et redoutée avec son lot de questions…
Les facteurs clés
L’audit est l’angoisse n°1 des DSI. Et cette angoisse est exponentiellement démultipliée à raison de plusieurs facteurs bien connus tels que :
- ancienneté des contrats : L’ancienneté des contrats et des types de licence est une plaie ! Les usages ayant évolués, la mode du « client-serveur » n’est plus, le Full-Web est partout voir même le Cloud désormais. Fini également les serveurs physiques, la virtualisation est la norme. Vos usages tout comme votre Système d’Information a changé et s’est transformé. Oui, mais vos licences n’ont pas changé elles.
- Turn-over : Pas de souci, c’est Jean-Paul ou Sophie qui gère les licences SAP chez nous. Oui mais Jean-Paul est parti depuis 5 ans. Pierre qui a pris le relais a été remplacé depuis par Julie. Au final, tout le monde et personne gère cette partie pourtant tellement critique. Surtout personne.
- Processus/procédure : Faut de processus bien défini, on peut se retrouver à gérer des achats de licences explosés entre services et/ou projets. Faute de gestion rigoureuse, le parc de licences s’agrandit et se diffuse jusqu’à ce que la traçabilité d’une licence devienne irrémédiablement perdue.
- Manque d’intérêt : « Ce n’est pas important » ou bien « on ne s’en est jamais préoccupé ». Un tel manque d’intérêt peut vous valoir une note salée lors des conclusions de l’audit. Finalement, on se dit toujours après qu’on aurait peut-être du s’en préoccuper un peu avant tout de même et que ça méritait l’aide d’un expert.
- Mal-accompagné : Mieux vaut être seul que mal accompagné. Préférez tout de même vous assurer que vous êtes bien conseillé et que votre partenaire soit compétent sur la gestion des licences SAP BusinessObjects. Si ce n’est pas le cas, appelez-nous tout simplement.
Bien trop souvent nous intervenons en réaction à un audit initié par l’éditeur ce qui place le client final dans une position délicate puisqu’il y a déjà eu des échanges qui peuvent alimenter le dossier d’audit. On se retrouve alors embourbé dans des interprétations d’usage et de type de licence qui dérapent souvent dans une incompréhension générale. Pourquoi une telle demande de régularisation alors que seule une vingtaine d’utilisateurs utilisent Web Intelligence en création ? Telle est la question.
Comprendre et maîtriser
Le principe est assez simple : comprendre et maîtriser sont les mots d’ordre à garder en tête pour aborder un audit (SAP ou autre d’ailleurs) dans les meilleures conditions. La cause n°1 de non-conformité reste la méconnaissance des contrats et des licences face à des usages réels encore moins maîtrisés. L’alchimie des 2 situations associées conduisent à des situations de non-conformité souvent ubuesques et disproportionnées mais pourtant légitimes. On pourra démystifier la compréhension d’un audit par le diagramme suivant : 
Il est ainsi courant d’être surpris de constater les écarts entre ce que SAP observe et ce qui se passe vraiment, parce que la comparaison de vos usages se fera sur ce qui est configuré. Moralité : N’hésitez pas à demander un audit de conformité de vos licences SAP BusinessObjects avant que les problèmes arrivent.
SAP BI 2025 : La nouvelle génération de BusinessObjects
Depuis la publication de cet article, SAP a continué d’innover avec le lancement de SAP BI 2025, disponible depuis le 12 mars. Cette nouvelle version marque une évolution significative par rapport aux précédentes, avec un accent particulier sur l’expérience utilisateur et la création de tableaux de bord modernes dans Web Intelligence.
Parmi les nouveautés majeures, on retrouve :
- Une Zone de lancement BI aux performances améliorées permettant d’épingler des KPI directement sur la page d’accueil
- De nouveaux éléments interactifs dans Web Intelligence pour créer des tableaux de bord modernes
- Un format d’export innovant permettant aux utilisateurs d’interagir avec les documents exportés dans un navigateur sans consommer de licences BO
- Des workflows simplifiés offrant une économie significative de clics
- Une plateforme BI optimisée avec des processus de migration et de mise à jour simplifiés
Pour approfondir vos connaissances sur SAP BI 2025, nous vous invitons à consulter notre article détaillé sur le site JapprendslaBI, notre plateforme dédiée au développement des compétences BI & Data. Vous y trouverez régulièrement de nouveaux tutoriels, notamment sur cette dernière version BI 2025.
Nous avons également organisé un webinar dédié aux nouveautés de SAP BI 2025, incluant une démonstration en direct de l’outil. Cette session vous permettra de découvrir comment ces évolutions peuvent considérablement améliorer votre utilisation quotidienne de BusinessObjects, avec des interfaces plus intuitives, des performances accrues et de nouvelles possibilités de visualisation et d’interaction avec vos données.
N’hésitez pas à nous contacter pour vous accompagner dans votre transition vers SAP BI 2025 et tirer pleinement parti de ces nouvelles fonctionnalités !
